Organizando Voluntarios en WordCamp Granada 2019

WordCamp Granada 2019 ha sido una auténtica experiencia. Muchos meses de trabajo y coordinación con los compañeros de la organización que han dado como resultado un evento memorable y del que me siento muy orgullosa. Seré honesta, siempre hay cosas que mejorar, y en esta ocasión no iba a ser una excepción, pero estamos satisfechos con el resultado y sobre todo llenos de todo el cariño recibido de la magnífica comunidad de WordPress.

Hoy me gustaría centrarme en contar mi experiencia en el ámbito que me ha tocado coordinar: los voluntarios. Y en este aspecto me gustaría aportar algún material e información que pueda servir a mis compañeros de organización de otras WordCamps.

Cuando me apunté a formar parte del equipo organizador, estando David Pérez como líder, yo me propuse para voluntarios. En un primer lugar iba a participar en comunicación junto a Jesús Yesares, pero como a las dos WordCamps que había asistido anteriormente lo había hecho como voluntaria, creí que podría aportar algo más ayudando en voluntarios. Y así me propuse y me consintieron.

La organización de un equipo nunca es tarea fácil. Como no hay indicaciones de fases y comunicaciones (o como no pregunté pues no encontré), comencé a revisar qué había recibido cuando fui voluntaria en WordCamp Granada 2018 de parte de Ángel Moreno y en WordCamp Madrid 2019, de Dani Serrano. Búsquedas en correos, y recopilación de información.

A continuación detallo las fases que yo he identificado. Quiero dejar claro que es una guía, pero bajo mi experiencia personal de una sola WordCamp en la organización.

Fase 1. Llamada a voluntarios

Si conoces un poco cómo funciona una WordCamp, sabrás que hay varios procesos para ir configurando lo que será el evento. Llamada a patrocinadores, ponentes y voluntarios son algunas de las fechas que debemos tener en cuenta cuando se está organizando una WordCamp. En mi caso, tocaba decidir cuándo abría y cerraba la llamada a voluntarios.

¿Cuándo es la fase ideal? ¿Antes, durante, después de la llamada a ponentes? ¿Cuánto tiempo debía durar? Llegó aquí mi primera gran duda. Consulta a líder y solucionamos.

La decisión: cerca de finalizar la llamada a ponentes y dos semanas de duración.

Las fechas concretas fueron del 16 al 29 de septiembre sería el plazo para la selección de voluntarios. Y el día 8 de octubre se hizo y comunicó la resolución de la elección.

¿Por qué? Da la casualidad de que puede haber la posibilidad de que algunos de los compañeros que envían ponencia se presenten también como voluntarios. Por este motivo, para poder decidir los voluntarios, es importante también conocer quiénes van a ser los ponentes. No sé si es lo normal, pero en mi opinión, consideraba que si un compañero iba a ser ponente, prefería que estuviese tranquilo. De hecho, fueron varios los ponentes que se habían presentado también como voluntarios.

¿El tiempo es correcto? ¿Dos semanas está bien? ¿Es suficiente? En nuestro caso lo vimos adecuado, ya que suele haber muchos WordPressers atentos para solicitar participar como voluntarios en WordCamp.

Por último, ¿cuántos voluntarios deben formar el equipo? Esta decisión está determinada por el presupuesto y junto al líder establecimos un máximo de 22 voluntarios.

Fase 2. Puesta en marcha de la llamada a voluntarios

Una vez que decidimos las fechas tocaba poner en marcha la llamada.

1. Creación del formularios de solicitud

A continuación te muestro el formulario inicial que creé para la llamada voluntarios.

2. Informar sobre la llamada a voluntarios

Es el momento de coordinarnos con el equipo de comunicación para que cree las publicaciones convenientes para informar sobre el proceso en las redes sociales a todos los interesados y preparar un espacio en la página web.

3. Comunicación con voluntarios inscritos

Como es normal, siempre se tiene algún fallo, y mi primer fallito fue no dar respuesta a cada uno de los inscritos para voluntarios. Lo ideal es contestar a cada formulario recibido para dar las gracias y comunicar que una vez finalizado el plazo de llamada a voluntarios se realizaría la selección, ya que las plazas son limitadas.

Yo no lo hice, pero en esta guía me gustaría hacer hincapié en su importancia.

Fase 3. Selección de voluntarios

El número de voluntarios es limitado y está fijado por presupuesto. Por lo tanto, entre todos los compañeros que se apuntaron debía seleccionar a 22 teniendo en cuenta sus respuestas de disponibilidad, áreas en las que les apetecía participar y toda la información indicada en el formulario para crear un equipo compensado y que cubriese las necesidades de WordCamp Granada.

¿Cuáles son los criterios a tener en cuenta? En este punto te recomiendo que escuches este episodio de Caminando a la WordCamp Granada para que conozcas diferentes puntos de vista.

Principalmente mis requisitos fueron tener un equilibrio entre voluntarios y voluntarias; que hubiese más voluntarios con experiencia en WordCamps que sin experiencia, pero que hubiese voluntarios noveles; y más voluntarios que viviesen en Granada que que viniesen de otras comunidades, sobretodo por disponibilidad para los días previos al evento.

El resultado fue 22 voluntarios: 60% chicos y 40% chicas, 4 voluntarios que era su primera WordCamp, y 10 de los voluntarios de Granada.

Finalmente, 4 de los voluntarios no pudieron asistir por diferentes problemas y el total de voluntarios para el evento se quedó en 18.

Una vez hecha la selección se informó tanto a los voluntarios confirmados como a los que finalmente no fueron seleccionado. Comparto a continuación los mensajes.

Pero antes de enviar el email a los seleccionados preparamos un nuevo formulario para que nos confirmasen su asistencia.

Igualmente comparto el formulario:

Email enviado a seleccionados:

¡Hola Voluntari@! 
Me presento, soy Sacra Jáimez y me pongo en contacto contigo para confirmarte que ¡SÍ! Has sido seleccionad@ como voluntari@ de WordCamp Granada 2019 🙂 
Tanto si es tu primera WordCamp como si ya eres expert@ en WordCamps, te informo que al ser voluntario, el viernes estás invitad@ a la cena de ponentes, organizadores y voluntari@s… más adelante os daremos más información sobre el sitio y hora, pero ya te adelanto que ¡el lugar es espectacular! 
Desde la organización estamos en estos momentos a tope con todos los preparativos para el evento, por lo que necesitamos empezar a organizar y a confirmar. De modo que necesito que te tomes un minutito de tu tiempo para rellenar el siguiente formulario: 
(Formulario en Google Form con la información compartida anteriormente).
¡Te prometo que tardarás muy poquito! 
En breve volveré a ponerme en contacto contigo para enviarte las indicaciones de cómo debes adquirir tu entrada gratuita de SúperVoluntari@.
Estamos muy contentos de haber recibido tantas solicitudes y aunque nos ha costado trabajo crear el equipo, hemos conseguido crear un EQUIPAZO DE VOLUNTARI@S WCGranada. 
¡Muchas Gracias por formar parte de WordCamp Granada 2019! ¡Sin TI no sería posible! 
Vamos a pasar un maravilloso fin de semana 🙂 
¡Volvemos a hablar pronto! Mientras tanto, si tienes alguna duda… Abajo tienes mis datos o puedes encontrarme en Twitter @SacJaiRom. 
Un fuerte abrazo

Email enviado a no seleccionados:

Hola,
Muchas gracias por enviar tu solicitud para ser voluntario en WordCamp Granada 2019.
Desafortunadamente, NO has sido seleccionado en esta ocasión.
Te agradecemos enormemente tu inscripción, pero hemos recibido una enorme cantidad de solicitudes y ha sido realmente difícil el proceso de selección. Queremos transmitir a todo el mundo nuestra gratitud por querer participar de una forma tan activa. Estamos realmente sorprendidos por tan buena acogida. 
Por supuesto, esperamos verte como asistente en WordCamp Granada 2019 🙂
¡Un fuerte abrazo! 

Fase 4. Revisión, control de respuestas y envío de Entrada con descuento 100%

Otro punto importante es controlar que los seleccionados responden al formulario y confirmar quiénes finalmente asisten al evento. Es normal que algunos de ellos por diferentes causas no puedan venir. Puede ser interesante en este punto tener esto en cuenta y esperar un tiempo antes de enviar el email a los no seleccionados inicialmente.

Cuando ya pasó un tiempo y se confirmaron los voluntarios que iban a acompañarnos, preparamos los cupones de descuento y en un nuevo email se les envió a cada voluntario el suyo personal para que comprasen su entrada.

Fase 5. El Cuadrante de Voluntarios

Llega uno de los momentos más importantes y que requieren de un buen rato de nuestro tiempo para cuadrar horarios, intereses del voluntario y que todo el día de las ponencias salga bien.

Fueron muchas horas «cuadrando» horarios basándome en lo que anteriormente habían hecho Ángel y Dani, de los cuadrantes que me enviaron como voluntaria y de la información que había recibido. Y hoy, puesto que el cuadrante ya está hecho, me gustaría compartir por si en algún momento te puede ser de utilidad.

Este cuadrante estará compartido también en el repositorio de WordPress España para que puedas usarlo en la WordCamp de tu ciudad. Te aconsejo que sigas leyendo y veas algunas observaciones que hago en relación a la organización que yo hice, puesto que en el cuadrante hay un modelo de organización, pero puede combinarse de diferentes formas quizás más ordenadas.

Fase 6. Contacto con voluntarios para informar del procedimiento del evento

Una vez que el cuadrante está «finalizado», tras varias horas de marcar las charlas a las que los voluntarios querían asistir, ver los equipos que había que formar para cada tarea, número de voluntarios para redes sociales, voluntarios para cada sala, las cámaras, las acreditaciones, quiénes vienen el jueves, quiénes llegan el viernes… etc, etc. Tocaba el momento de enviar la información de todo lo que iba a pasar.

Para hacerlo de forma más ágil les envié un email con todo descrito día a día y por horas.

Luego otro email sólo con los horarios, y después de eso, creé un grupo de WhatsApp para que los días del evento estuviésemos más conectados.

Todo esto fue durante las dos semanas previas al evento.

Si hay algo más que quería coger de Dani fue las videoconferencias que realizó previas a WordCamp Madrid 2019. A mí el tiempo se me venía encima, y me propuse organizar una con el equipo de voluntarios de WordCamp Granada. Decisión de última hora y martes de la semana de la WordCamp a las 5 de la tarde conseguí que 11 personas del equipo nos viésemos las caras a través de nuestras pantallas y que pudiese contarles qué iba a pasar durante #WCGranada.

Mi cara de felicidad por estar viéndolos a todos y después de media hora dando la tabarra.

Posteriormente les envié un email con el enlace al vídeo que había grabado mientras estábamos en la videoconferencia con permiso de todos.

Llegó el jueves preWordCamp

Por fin nos encontramos el jueves por la tarde a las 4 de la tarde en el Palacio de Congresos para conocernos, organizar las salas, organizar la zona de acreditaciones, preparar el swag, señalética y un poco de indicaciones.

Nos reunimos una vez preparado todo y nos organizamos para al día siguiente comenzar con la recepción de los asistentes al Contributor Day.

Hasta aquí la preparación previa al evento. El resultado fue el que todos los asistentes pudisteis comprobar y el que el resto podréis ver en las imágenes de nuestros super fotógrafos y de los compis de comunicación (al final del post tienes enlace).

Mis conclusiones de la organización de voluntarios en WordCamp Granada

Según mi humilde opinión, creo que el resultado fue muy positivo. Y estoy contentísima porque a pesar de que la gestión de voluntarios requiere mucho trabajo previo, considero que es de los más enriquecedores a nivel personal.

Me gustaría dejar una breve reflexión para crear un poco de debate, a ver qué opináis de cara a mejorar la organización contando mis conclusiones. Enumero a continuación algunas notitas para buscar la forma de hacerlas realidad:

1. Creo que sería interesante que el Handbook de organización de WordCamps incluyese:
   • un calendario de plazos ideales para cada fase relacionada con voluntarios;
   • una lista de mensajes de cortesía ideales con voluntarios;
   • una plantilla del cuadrante que sirva de base para todas las WordCamps;
   • un listado de las funciones que se deben cubrir durante el evento y los días previos por parte del equipo de voluntarios.
2. Tras esta experiencia, considero que la organización de los voluntarios tal y como yo la hice con respecto a las sombras no fue la más adecuada. Propondría que cada tramo de horas hubiese un voluntario fijo por cada sala, que hiciese de sombra a todos los ponentes de esa franja de ponencias. La razón, para que los voluntarios no tengan que estar corriendo de un sitio a otro entre charlas y puedan estar en una sala disfrutando de las ponencias. Hacerlo de esta forma creo que además facilitaría la organización.

Por supuesto, si tienes alguna sugerencia, algún comentario o alguna aportación ¡no te cortes y coméntame! Mi objetivo es ese, que consigamos entre todos mejorar el proceso y hacerlo lo más completo y ágil posible. ¡Soy todo oídos y te animo a dejarme comentarios! 🙂

Y con todo esto… llegó #WCGranada2019

Al fin llegó el momento tan esperado. El viernes a mediodía comienzan a llegar los primeros asistentes, terminamos de ordenar la sala donde se hará el Contributor Day y nos vamos a comer corriendo.

En el Contributor Day me bauticé dirigiendo la mesa de marketing junto a Jesús Yesares. El objetivo que nos planteamos fue conseguir una lluvia de ideas para mejorar la comunicación de las WordCamps creando un handbook. Pero durante la mesa y posterior a la mesa han surgido nuevos proyectos para mejorar la comunicación y promoción de WordPress en España. Si quieres formar parte de estos nuevos proyectos, únete al canal de Slack de #marketing-wp. ¡Tenemos nuevos proyectos muy interesantes!

No voy a hablaros de las ponencias, ya que solo asistí y presté atención a dos o tres de ellas. Por lo que sería injusto. Aunque ahora que ya están publicadas las estoy viendo todas todas (charlas con códigos incluidos). ¡Valor a raudales se repartió en #WCGranada!

Así que paso a los agradecimientos.

Lo primero que quiero en este momento es dar MIL GRACIAS. Me faltan palabras para agradecer a este equipazo de voluntarios todo lo que aportaron a WordCamp Granada 2019. Si no fuese por la dedicación, la amabilidad, las ganas, la alegría y el cariño de cada uno de ellos, #WCGranada no hubiese sido posible.

El Equipazo Celeste fue el encargado de atenderte durante el evento y de mostrarte su sonrisa de oreja a oreja aunque estuviesen en muchos momentos agotados o estresados. Así que un aplauso fuerte fuerte para ellos.

El equipo de voluntarios, junto a todo el maravilloso equipo de organizadores del cual he tenido la suerte de formar parte, hemos puesto toda nuestra energía e ilusión en conseguir que este fin de semana se haya convertido en inolvidable.

¡Somos un equipazo chicos!

Cierre, y hasta la próxima WordCamp

Ya para ir finalizando, y porque no me gustaría dejar sin nombrar a aquellos que han sido imprescindibles para mi en estos últimos días, me gustaría terminar dando las gracias.

En primer lugar, como no, quiero dar una gigante ENHORABUENA a mi socio, amigo y súperlíder de esta WordCamp 2019, David. He sido testigo de primera mano de todo lo que ha conllevado la organización de esta WordCamp, de cómo has trabajado, sufrido y disfrutado de cada momento, por duro que nos pareciese y aunque nos ha traído algunos dolores de cabeza. Y aunque seas el «bullas» y a veces te cueste tener un poquito de paciencia, eso hace que también las cosas se consigan antes y avancemos. Ha sido una WordCamp genial y todo ha sido porque te hemos tenido como líder. Gracias jefe ;P

Por supuesto, no puedo dejar sin mencionar a mi Jesús Yesares! Llevamos un añito de evento en evento como si estuviésemos en el juego de la oca, y de cada viaje me quedo con todo lo que he aprendido de ti. ¡Aunque a veces me ha tocado hacer de madre! ;P Gracias a ti he conocido a mucha gente maravillosa, me has animado a perder miedos y me empujas a seguir creciendo. Gracias Jesús.

Por último, y aunque me dejo sin nombrar a mucha gente con la que he compartido momentos estupendos, me gustaría dar las gracias a Javier Casares. Son muchos los días que en este año nos hemos encontrado o has venido a visitarnos, pero sobre todo en estos últimos meses hemos tenido la oportunidad de hablar mucho de todo. Espero que esto continúe, tenemos ideas muy chulis que tenemos que convertir en realidad. Ya sabes que me tendrás por WCBarcelona 2020 y ya cuento contigo para la próxima WCGranada. Aunque seguro que nos vemos mucho antes. Gracias Javier.

Por supuesto gracias a todos los asistentes, patrocinadores y súper ponentes que habéis hecho posible WordCamp Granada 2019, un fin de semana inolvidable.

Y sin más… ¡nos vemos en breve en la próxima WordCamp! ¡Abrazos a todos y todas!

Cositas que no debes perderte:

• Testimonios, fotitos, podcast y más de asistentes, ponentes, organizadores y voluntarios de WordCamp Granada 2019.
• Si quieres saber por qué debes ser Voluntario de una WordCamp, tienes que ver el vídeo de la ponencia del gran José Luis Losada (de nuevo un auténtico placer haberte tenido en Granada José Luis).
• Si no lo has hecho ya, apúntate a la comunidad de WordPress Granada y ¡ven a las Meetups!

Y puedes ver todos los vídeos en:

• WordCamp Granada en WordPress.TV.
• Cuenta de Youtube de WordPress Granada.

Venga, cierro con el vídeo de la apertura de WordCamp Granada 2019 que nos lo pasamos genial preparándolo y viendo el resultado.