¿Gestión de Proyectos o Terapia de Pareja?

Cómo Liderar Equipos WordPress (y No Morir en el Intento)

I Jornada de WordPress en Femenino, celebrada el 25 de octubre de 2025 en La Noria de Málaga, organizada por el equipo de WordPress Málaga.

En primer lugar, me gustaría dar las gracias al equipo organizador de la I Jornada de WordPress en Femenino, en especial a Delia y Patricia, por darme la oportunidad de compartir mi experiencia con todas vosotras.

Soy Sacra Jáimez, socia fundadora y directora de proyectos en Close.

Si algo he aprendido en mis más de 15 años trabajando codo a codo con otros empresarios, empresarias y equipos, es que la mayor trampa en el mundo de las agencias no es la falta de acción, sino la falta de comunicación y de entendimiento. 

Mi intención hoy aquí es contaros mi experiencia y cómo nosotros nos organizamos para que pueda serviros. Pero aviso, que lo que hoy os vengo a contar no lleva detrás ningún estudio, datos ni porcentajes que demuestren que lo que os cuento es así, si o si. Me baso en mi experiencia y en las situaciones que yo he vivido. Por lo que bienvenidas sean críticas, aportaciones o dudas que os surjan mientras os cuento. 

Y ahora sí que… 

2. ¡Bienvenidas al Drama Club!

3. La Crisis de la Comunicación (El Verdadero Bug)

¿Sabíais que el 80% de los problemas que nos encontramos en los proyectos de desarrollo web NO son de código? 

Os pongo ejemplos:

El cliente quería un botón de compra más visible y que genere engagement

El ejecutivo de la cuenta le dice al equipo: “El cliente pide un botón gigante y supercreativo” (Ya hay distorsión)

El Diseñador Piensa: “Me piden algo hortera que rompe toda la usabilidad. Lo haré de color fosforescente para que se note mi descontento” (Frustración y ego).

El Desarrollador lo Codifica: Codifica la versión hortera porque es lo que está documentado, pero ya con errores por la frustración.

Resultado: Un botón gigante, feo, que no convierte.

¿Qué ha pasado? Falta de traducción, proposición de acción y de un brief claro.

Otro ejemplo, para que veais que la falta de información correcta no sólo es del cliente al equipo: 

El cliente nos contrata una tienda online: diseñamos la tienda, la desarrollamos en WordPress, reuniones para ir presentando cada paso, introducimos todos los productos, optimizamos categorías, métodos de pago, envío, publicación web y entregamos con formación. 

Pero a las 2 semanas el cliente nos llama enfadado porque su tienda no vende sus servilletas de tela para hostelería porque no aparece en la primera página de Google… 

¿Qué ha pasado? ¿Hemos hecho mal nuestro trabajo? No, pero sí… hay que explicar los límites de nuestro servicio y que el cliente sepa qué ha contratado. Sólo así podrá valorar correctamente nuestro trabajo y evitaremos frustraciones del cliente por no recibir lo que pensaba que debía percibir.

4. ¿La Capa Oculta de Superhéroe?

El papel de una Project Manager no es crear un checklist y un brief, no es sólo gestionar tareas y proyectos. Tenemos un rol mucho más allá y que requiere más de soft skills (ahora que nos gusta mucho usar anglicismos). 

Mi rol como PM no es solo gestionar tareas; es gestionar el ruido. Es ser la terapeuta lingüística que traduce las ideas vagas del cliente en tareas claras y técnicas para el equipo, y el tecnicismo del equipo en seguridad y tranquilidad para el cliente.

UNA EXPERIENCIA EN UN PROYECTO DE TIENDA ONLINE PARA LA VENTA DE LIBROS

El otro día recibimos un email de un cliente para el que estamos haciendo una tienda online que vende libros y nos dice: 

Los autores los habéis ordenado por el nombre, no por el apellido, que sería lo correcto.

• Contenidos: ok, no hay problema.
• Desarrollo: genial, hago nuevo meta con apellidos, desarrollo un filtro y un orden basado en el meta.
• Diseño: ¿qué está pasando?
• PM: wait wait wait… qué opciones tenemos y cómo vamos a afrontar esto de la forma más lógica. 

5. El arte de Liderar sin Dominar (Liderazgo con perspectiva)

6. La L de Liderazgo (No es de “Llamar la Atención”)

Cuando me pongo la ‘bata de terapeuta’ en la agencia, mucha gente asume que mi estilo es más suave o menos duro que el de un director tradicional. Y tienen razón. Mi liderazgo no se basa en el control, se basa en la conexión.

En un sector donde vivimos estresados, con alta exigencia de entregas a plazo, y además, le sumamos trabajar con un equipo de 15 personas, con personalidades muy diferentes entre sí, he descubierto que los rasgos que suelen a las mujeres, no son una debilidad, sino una gran fortaleza. He convertido mi empatía, mi escucha activa y mi transparencia en forma de liderazgo. Esto me ha permitido tener una relación sincera y cercana, no sólo con el equipo, sino también con el cliente. 

7. ¡Alerta de Ego! Gestión de Temperamentos

Tanta es esta cercanía, que en ciertas ocasiones nos permitimos “criticar” juntos a un cliente, pero con límites. 

En toda empresa está esa persona que siempre lo sabe todo. Que el cliente no tiene ni idea. Que si ahora me dice que el envío se iba a hacer con Correos y había dicho con GLS. 

Paciencia. Este es el momento de ponernos en marcha y sacar nuestros 3 brazos. 

• Revisión de conversaciones
• Revisar la Documentación del proyecto 
• Y mediar con el cliente para que comprenda que los cambios no son ilimitados, sino cobrados

Dar apoyo al equipo y también establecerles las herramientas y las pautas para poder gestionar el proyecto

8. La Armadura de Líder (vs. el Síndrome de la Impostora)

Y es este el momento en el que tenemos que luchar contra la armadura que llevamos encima: 

• lo haré bien
• tengo mis dudas
• servirá 
• es culpa mía, por no dar 

Mi respuesta es sí, lo haces bien, tomas decisiones y el proyecto avanza. 

Mi consejo es que busquemos un motivo que nos ayude a estar seguras de nuestras decisiones. A mí me ayuda usar mi experiencia y mi conocimiento para ofrecer soluciones que resuelvan las necesidades y retos que se nos plantean a diario. Para ello, es imprescindible estar muy al día de las novedades y tendencias del sector. 

Ser honesta y sincera, cuando algo no estamos 100% seguros y ofrecer una solución cuando estés segura. 

9. Del Caos a la cordura: metodologías para no morir (Gestión Práctica)

Ahora me gustaría compartiros algunas herramientas y prácticas que nosotros utilizamos en la agencia para organizar y trabajar en equipo

10. El Ritmo Sostenible: Estrategias Simples para No Vivir en Modo Crisis

Desde los inicios de mi agencia, siempre hemos considerado y tenido claro que la organización y parametrización de los proyectos iba a ser clave en nuestra evolución. 

No sé si a vosotras os ha pasado, pero al principio hacer un presupuesto era una auténtica locura. ¿Será mucho? ¿Será poco? Vamos a bajar un poco por aquí, yo creo que esto en 5 horas está, quizás si le pongo tanto no me lo aprueba, mejor le pongo X… y palmamos 

En un servicio, donde el gran coste de ofrecerlo es el tiempo de nuestro equipo, saber contabilizarlo es primordial para conocer la rentabilidad del proyecto. 

11. Documentación: El Acto Definitivo de Autocuidado

¿Quiénes utilizáis un gestor de proyectos?

Usar un gestor de proyectos para nosotros es imprescindible: 

• Ver carga de trabajo del equipo
• Proyectos en los que están involucrados
• Quién está en cada proyecto 
• Definir las fases del proyecto 
• Tareas
• Plazos de entrega… 

Plantillas para proyectos según tipología: 

• Tiendas online
• Sitios web
• Desarrollo de integraciones
• Aplicaciones web

Para todos este proceso genera inquietud y nos da una pereza enorme. De hecho, nosotros estamos actualmente en un nuevo proyecto interno para la creación de nuevos procesos y procedimientos de trabajo que nos permitan ser más eficientes y productivos introduciendo la IA en nuestra metodología de trabajo. Parece apasionante, pero cuesta trabajo parar y focalizarse en esto. Nos sentimos como que no estamos dedicando tiempo a algo rentable. Pero si lo piensas bien… ¿qué hay más rentable que crear las pautas para facilitar el trabajo? 

12. Herramientas y Metodologías Prácticas (para no Morir)

Resumidamente, el proceso que utilizamos en proyectos web en la agencia es: 

1. Briefing
2. Diseño
3. Desarrollo
4. Testing 
5. Entrega

Cuando llega un proyecto nuevo, lo primero que hago es la creación del equipo. Para ello, tengo en cuenta: 

• Necesidades del proyecto para adecuar al equipo que sea más afín al cliente, según su experiencia y sus habilidades comunicativas. Esto me va a permitir, poner el proyecto en manos de las personas más adecuadas.

Por ejemplo, tengo en cuenta si el proyecto requiere de funcionalidades más técnicas o de mayor conocimiento sobre seo y estructura de contenidos, o el cliente muestra más preocupación por la estética. En base a esto, decido si el responsable del proyecto será un diseñador, desarrollador o un ejecutivo de cuenta con perfil más marketiniano. 

Pero, ¿cómo podemos saberlo? Yo tengo 2 momentos clave: 

1. La reunión inicial con el cliente (discovery), previa al presupuesto. Intento conocer en profundidad qué necesidad me comunica y hasta qué punto va a querer que hagamos. 
2. Presupuestando: si tengo dudas de algo de desarrollo, que suele ser lo que más determine el presupuesto, me reúno con el CTO, mi socio, o consulto con nuestra desarrolladora web más veterana. Ellos me ayudan a resolver las dudas y dependiendo de la resolución, decido. 
3. Reunión de presentación del equipo. En esta reunión inicial con el cliente para la puesta en marcha, invito al equipo para que se conozcan e inicien el proyecto. 

– La carga de trabajo y proyectos en los que está el equipo.

Si no dispusiese de un gestor de proyectos, no podría conocer esta información. 

Briefing: el cliente nos aprueba el presupuesto. ¿Cuál es el siguiente paso?: 

• Alta de cliente en formulario
• Briefing web 
• Aprobar presupuestos: automatización de creación de proyecto mediante plantilla
• Información del briefing en la descripción del proyecto, servicios y equipo. Accesos a carpeta del cliente, web en producción y beta, información sobre el hosting, etc.

Proceso de trabajo por tareas, tiempos y equipo en Odoo. Lo importante es que tengamos un lugar donde todo el equipo pueda ver el proyecto y trabajarlo. 

Cada tarea documentada. Procedimientos de trabajo: 

• Instalación de WordPress base: GP con GB, y plugins que usamos. 
• Diseño de prototipo en Figma, presentación del diseño en reunión y posterior envío de la propuesta por email. 
• Maquetación, inclusión de contenidos, desarrollo…
• Presentación para la entrega, testing y programación de la publicación. 
• Proceso de publicación documentada. 
• Formación en Google Meet grabada y manuales: entregados junto a factura de entrega.

Existen muchas herramientas en el mercado, nosotros hemos probado muchas herramientas, y seguimos probando nuevas herramientas. 

13. ¿Reunión de Control o Café de Terapia?

Reuniones semanales enfocadas en comprender el estado del proyecto, qué se ha avanzado, qué nos bloquea y en qué se está trabajando en esos momentos. 

Importante la comunicación con el equipo y el responsable del proyecto: no hacer un control de exigencias y prisas, sino una charla donde comentar y dejar hablar al equipo para poder tomar decisiones teniendo en cuenta la realidad del proyecto. 

14. La Sostenibilidad del Líder (Autocuidado y Conciliación)

15. No Eres un Hosting 24/7 (¡Desconecta!)

Controlar nuestro tiempo, organizarnos, saber establecer prioridades y asuntos importantes será clave. 

La carga mental, que ya es parte de nuestro ADN como mujeres, no puede ocasionarnos sobrecarga. Autoconocimiento y gestión emocional.

Establece límites con clientes: 

• No responder a cosas no urgentes fuera del horario, o programarlo para las 8h
• Informar del horario del equipo y de los cambios de horario en temporadas especiales
• No cargarnos de todas las tareas, delegar en el equipo y dar plazo: distinguir lo que es realmente urgente de lo que puede esperar

Y con el equipo

• Respetar su horario de trabajo
• Hacer que respeten su horario de trabajo
• Prohibido dar teléfonos personales
• Establecer las herramientas necesarias para una correcta comunicación 

16. Conciliación sin culpa: el balance imperfecto 

El objetivo no es la perfección, sino encontrar tu propio ritmo sostenible 

17. Nuestra Mejor Terapia: La Comunidad

Hace ya 9 años que conozco la Comunidad de WordPress. Recuerdo el día que mi socio me dijo: “han creado un grupo de meetup de WordPress en Granada” y a mí todo eso me sonó a chino 😅

Aún así, allí que fui a la primera reunión del grupo. He de decir que pensaba que todos serían desarrolladores y hablarían un idioma extraño, pero fue en ese momento en el que conocí la comunidad que había detrás de WordPress. Y ya, cuando fui a la primera WordCamp, terminé el fin de semana con un importante chute de motivación.

La comunidad para mí es terapia, compartir, transparencia y amistad. 

Rodearnos de compañeros del sector nos ayuda a compartir inquietudes, aprender de ellos, sentirnos comprendidos y no sentirnos solos. 

18. En resumen: el corazón de la agencia 

Y por concluir, el project manager es el corazón de la agencia, quien bombea la energía y la comunicación, no solo la cabeza que planifica.

Si hay algo importante es tener un liderazgo propio, auténtico y personalizado, con el que sentirte identificado y real.

19. Y sin más, ¡Gracias!

Podéis encontrarme en close.marketing, en las redes sociales y aquí, en mi web personal.

Os animo a dejarme comentarios o escribirme si queréis que hablemos sobre este tema tan interesante, si puedo ayudaros en algo o si queréis consultarme alguna duda.

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